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5条关于成功视频会议的tips

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原文标题:5 Tips for Videoconferencing Success
作者: “Irwin Lazar“

5条关于成功视频会议的tips

需要漫长等待的视频会议的年代就要结束了么?是的,在我们对可视通信合作的最新研究中,Nemertes Research发现:
1.500家参与公司里大约45.7%正在使用基于房间的视频会议系统,另外30%打算2019年之前这样做。
2.38%正在使用桌面视频会议,另外30%打算在接下来一年半时间里这样做。
3.71%的公司提供的移动设备(手机,电脑)都装有具有视频功能的UC客户端。

另外,这些使用视频会议的公司里有一半打算明年扩大部署,这在很大程度上是由于员工需求决定的。证据很清晰:消费者大规模的使用视频会议,诸如像Apple FaceTime的App。Google Hangouts, WhatsApp最终转变成迎合公司对于视频的需求。

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尽管增长的如此之快,许多组织对如何支持视频会议仍然存在困难,并且经常发现高清房间系统和软件客户端变得不可使用,或不能提供商业价值。作为我们研究的一部分,我们通过将利用率,产品增长率,自身成功率和技术,操作管理选择联系起来,力求理解怎样获得成功的视频会议rollout。以下是五条和视频会议的成功最相关的因素。

1.具有正确的组织策略–我们的研究表明在公司如何为视频会议提供资金,和公司根据会议服务,房间硬件,UC客户端选择应商,作出产品决定这两大方面存在巨大差别。两个因素和成功最相关:IT行业的一个合作队伍何时应该负责提供解决方案,和何时具有最终选择解决方案的优先权。对此我们发现了许多的原因。首先,为视频会议购买提供资金的合作组织为了另外提高内部外部合作更可能这样做。因此,视频会议的解决方案将会是一个集体合作策略的一部分。通过让IT组织掌握最终决定的优先权,公司就可以确保视频会议的解决方案在网络,断点,和绩效管理方面是可行的。一个合作组织或AV组织如果在不理解网络限制,或在不理解虚拟桌面环境的情况下试图支持桌面视频会议,这将会是一个灾难。

2.实现一个用户意识采纳计划–我们很少看到视频会议的使用稳定增长。如果不是经理要求打开摄像头,员工通常不情愿这样做。这在很大程度上是由于视频会议对人们来说是打扰性的。有时候只是发个信息或打个电话的事,有些人却希望你体面一点的给他打个视频电话。最好的方法就是使用UAA系统,这个系统会训练员工如何使用房间系统和应用,也训练员工如何调整灯光和背景来确保最佳的视频体验。或许这也意味着建立了一种文化,在这之中,穿着T恤衫但是背景很杂乱是可以的(至少对于内部电话)。这还意味着经理必须引导鼓励使用它,或直接强制使用视频。

3.关注分析–商业准则“你不能管理你无法衡量的事物”尤其在视频会议这方面是正确的。缺少对视频质量,利用,和业务流程优化的理解通常会使你无法看到它们的投资和付出。一个成功的分析团队应该从基础出发– 主动管理影响视频音频质量的因素,例如延迟,信息包丢失,和波动。利用这些数据,IT团队可以在功能问题发生之前就发现它,尤其是对于那些通过无线网络或虚拟桌面使用视频会议的。除此之外,成功的公司会检测利用率并且提出实际计划与行动来提升它。他们也会看一些分析数据,例如每个会议的参加人数,会议时长,会议中使用视频人数比例等等。最超前的公司会检测具体的业务流程优化,例如,更短的产品化时间,更高的成交率,提升用户满意度等等。可能需要第三方软件或管理服务的帮助来提供上述信息来获得这些远见。

4.规范整合–在小房间里使用同一个供应商的视频会议系统的研究参与者,相比那些混合匹配房间系统或依靠PC端的视频会议安装的人更加成功。不止一个IT领袖告诉我们一些可怕的事情,走进会议室,打算开启视频会议却发现电脑已经被缩小到不能支持高清视频了。如果有一个规范的环境,会降低支持和训练成本。

5.转到云端–大约有45%的参与者已经在用基于云端的视频服务来进行视频会议了。这些平台普遍提供参与者可以从桌面,移动设备或房间系统,在公司外部,内部都可以加入的虚拟会议室。与那些只使用户内会议服务器,或尝试混合使用户内服务器和云端服务的公司相比,使用云端会议服务的公司报告出更高的利用率和整体的成功分数。但是IT领导者,尤其是庞大组织中的领导者,确实发现了某些领域需要使用户内解决方案—那是为了保持网内的视频业务,即使使用云端服务来安装和控制。





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